書記のシゴト
会議において議事録を作成したり、PTAが配布する書類を作成したりする仕事をします。
必要に応じて書類を印刷、配布、備品の管理も書記が行います。
第1回運営委員会までに行うこと
- 新年度分の書記資料用A4ファイル、議事録用ファイルを購入
費用は、後日会計へ請求（購入前に在庫を確認し、ある物を使用） - 小会議室の使用予定（6月～翌年5月分）を各委員さんらと調整する（Airリザーブ）
- プレ本部会・本部会・運営委員会の日程表を作成し、
校長・教頭先生に第1回本部会までにお渡しする - PTA運営委員名簿を印刷（作成は旧本部）し、
校長・教頭先生に第1回本部会までにお渡しする
（本部は必要な際、書記に確認） - 運営委員会日程表をホームページに掲載
- 第1回運営委員会レジュメ作成
作成部数：校長・教頭先生（2）、本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 第1回本部会で「活動のしおり」の内容確認・印刷
（旧本部がたたき台を作成してあるので、新本部で変更したい箇所等の確認） - 第1回運営委員会で配布し、最新版をホームページに掲載
作成部数：本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 会議室机配置図の確認（修正箇所等）
- レジュメクリップの準備
レジュメクリップとは
○○○○○○○○○○○○
運営委員会ごとにすること
- レジュメを作成・印刷、ホームページに掲載
作成部数：校長・教頭先生（2）、本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 本部会までに活動報告を各部・選考委員の担当者に
Googleスプレッドシートに入力してもらうよう依頼
入力された報告を本部会で間違いや抜けを確認しホームページに掲載 - 各部・選考委員からレジュメに記載する連絡事項や承認事項があるか確認する
議事録作成
- 本部会、運営委員会中は、録音し議事録を作成
本部からの手紙、総会資料、ホームページ案内等の作成、印刷、配布
- 印刷物（会長の名前で配布するもの）は、
原稿をPTA会長→教頭先生の順に確認していただく
（原稿の体裁は「活動のしおり」参照） - 作成部数：小会議室のホワイトボードまたは教頭先生に確認
ホームページ掲載
- 運営委員会レジュメ、必要に応じて議事録を掲載する
- PTAだより「風にのせて」、本部からのお知らせ
- 活動報告等
備品の管理 他
書記データの管理
- 書記用USB（2個）
- ICレコーダー（引継ぎ時削除）
- 名簿管理（引継ぎ時、個人情報削除）
備品・消耗品の管理
- PC：2015年7月17日購入（148,454円）
- プリンター：2015年7月17日購入（14,904円）
1原稿10部以下の時、コピー機として使用 - 印刷機：2009年2月27日購入（299,775円）
本部の引き出しにパンフレットあり。2020年度見積りを取り検討したが、ペーパーレス化に伴い必要ないと判断。大量印刷の際は、学校の印刷機を借りることを了承してもらった。原稿10部以上の時使用（B4サイズのみ） - シュレッダー：2015年7月17日購入（13,824円）
- 紙折り機：（1階印刷室）：2つ折りする際使用
- 印刷機（1階印刷室）：教頭先生の許可必要。試験前は入室不可（ほとんど使わない）
- コピー機（1階事務室）：1原稿10部以下の時のみ（ほとんど使わない）
- 印刷用紙：ひばり（更紙）、色上質紙（4色）、コピー用紙（不足した場合は事務室で借りて1束返却する）
- マスター紙・インク（印刷機）記用USB（2個）
始業式・入学式の準備
- 「PTAホームページのご案内」を作成
- ホームページのパスワード変更のお知らせ（4月～翌年3月末まで有効）
- 学級委員選出・調査票提出について、ミマモルメ登録のお願い
- パトロール証、危険箇所MAPなど
- ※PTAホームページのご案内の内容について、確認し詳細はホームページに掲載
- ※1年生のみパトロール証付き、用紙は2020年度より学年カラーで作成
学級委員選出の準備
（マニュアル冊子 P.21学級委員選出 参照）
PTA定期総会の準備
（マニュアル冊子 P.23定期総会 参照）
新年度 第1回運営委員会開催の通知・開催までに準備すること
- 新年度会長名でお知らせ作成・告知
開催日は3月の新旧本部引継ぎの際、年間予定を決めていただき、旧本部が教頭先生に確認する - PTA運営委員名簿を作成し、新書記に渡す
- 学級別生徒数を小会議室のホワイトボードに貼っておく
- レジュメクリップは、クラス数に応じて変更
- 「活動のしおり」の内容を確認し、たたき台を作成し新書記に渡す
その他
- 封筒を使用する場合、「宝梅中学校PTA」のスタンプを押す
子ども便の場合は、封筒に学年・組・生徒名○○○○さん保護者様と記入し、
「宝梅中学校PTA」のスタンプを押して、職員室前の各学級の棚に入れる - パトロール用腕章・たすきの管理（愛護部に配布）
最後の活動終了後、子どもを通じて学校へ返却してもらうよう、最後の運営委員会で伝える
（2021年度は、2月運営委員会時にも活動がない方の回収日のお知らせをした） - 原稿作成時の用語の統一について下さい → ください
子供 → 子ども
兄弟 → きょうだい
申し上げます → 申しあげます
皆様 → 皆さま
頂く → いただく
致します → いたします
QRコード → 二次元コード - 個人情報が記載されている書類は手渡しする
